プロジェクトとは?覚える【9つのマネジメント】

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こんにちは、めけです。
@Meke_korepro

「プロジェクト」とはそもそも何かを説明できますか?

プロジェクトを運営するに際し、意味を正しく把握しておく事はとても大切です。

プロジェクトってそもそも何?
プロジェクトを運営する上で気にすべき事は?

ぜひ参考にしてみてくださいね。

プロジェクトとは?

最新のPMBOK第6版では「プロジェクトとは、独自のプロダクト、サービス、所産を創造するために実施する、有期性のある業務である。」と定義されます。

独自の成果物がある

端的に言えば、”何を作る(造る / 創る)のか”です。

出来上がる内容については特に指定はなく、概ね以下のようなものが挙げられます。

  • ロボット掃除機やテレビ、アプリケーションなどの固有のプロダクト
  • 商品運送や散髪、マッサージなどのサービス遂行能力
  • 学会で発表する研究資料や新技術の有用性を説く報告資料などの固有の所産
  • マニュアルを伴うヘルプデスクサービスといった上記1.~3.の固有の組み合わせ
ぷろたろ
ぷろたろ

“目に見えるモノ”だけが対象じゃないんだね!

有期性がある

こちらは”決められた期限があるか”です。

時間の長さは正直関係なく、たとえ数時間でも十分「有期性がある!」と言えます。

(参考)タスクや定常業務との違い

ちなみに、プロジェクトとは無関係に毎日行うメールチェックや報告などは「定常業務」、プロジェクトや定常業務の中で個別に割り当てられる作業を「タスク」と呼びます。

ぷろたろ
ぷろたろ

タスクも「独自の成果物」と「有期性」をもつケースがあるよね?
プロジェクトじゃないの?

これは個人的見解ですが、プロジェクトの定義だけで言えば「タスク」=「小さなプロジェクト」だと考えています。

ただ「タスク」については必ずしも有期性を必須としない点や、何も成果を生み出さないケースもある為、場合によっては「小さな定常業務」とも言えそうですね。

一般的には比較的規模の小さい、個人の作業や業務が「タスク」と呼ばれ、それはプロジェクトや定常業務に抱合されている点を覚えておきましょう。

マネジメントで気にすべき9つの分野

プロジェクトを成功に導く為には、メンバー全員で次の内容を押さえておくと良いでしょう。

※それぞれ「計画ではどんな内容を取り決めるべきか」「実際に進める際はどうやって進めるべきか」「計画との乖離をどうやって解消すべきか」といったプロセスごとに考えるべきガイドラインも存在するのですが、その辺りの内容は別の記事でご紹介します。

スコープ

このプロジェクトで”何をつくるのか?”をしっかり見極める必要があります。

成果物が商品運送や散髪といった「サービス遂行能力」であれば、”何がサービスの範囲内で、何がサービスの範囲外なのか”を考えます。

「お客さんがこれもやってほしいって言ってたから..」「元々考えてなかったけど、こんなのもあったら嬉しいだろうなと思って!」といった考えでプロジェクトを進めてしまうと、いらぬ遅れや費用を招いてしまう恐れがあるので注意してくださいね。

ぷろたろ
ぷろたろ

プロジェクト用語では「スコープ・クリープ」と呼ばれるみたいだよ!

スケジュール

言葉のイメージ通り、”いつまでに何を進めるのか?”を考えます。

余裕のない計画を立ててしまうと、結局「間に合わない..」となりかねません。

余裕のあるスケジュールを心掛けましょう!

もし、スケジュールが遅れてしまった!という時は以下の記事を参考にしてみてくださいね。

コスト

こちらもイメージしやすいと思いますが、”お金(費用)はどれくらい必要なのか?”を考えます。

ボランティアのように無償でプロジェクトを進める上ではあまり気にする必要はないのかもしれませんが、日々の生活が掛かっている営利目的でのプロジェクトにおいては重要な視点です。

特にプロジェクトのメンバー側の立場では忘れられやすい視点なので注意が必要ですね。

ぷろたろ
ぷろたろ

誰かに質問したり悩んでる時間も、お金(費用)がかかっているのは忘れないでね!

品質

プロダクトやサービスの欠陥/不足を「どうやって防いで(直して)良いものをつくるのか?」を事前に把握しておく事で、信頼の高いものづくりができるようになります。

ぷろたろ
ぷろたろ

「品質アップを目指そう!」ってよく聞くけど、そもそも”品質”って何なの?

実のところ人によって定義はいろいろなのですが、とどのつまり「お客さんが求めている要求をどれくらい達成しているのか」を表します。

日本ではものづくりの計画(設計)での「予防」が重視、米国ではテスト段階での「検査」が重視される傾向が強いと言われていますが、言わずもがないずれの観点も非常に重要です。

「検査=テスト」について詳しく知りたい方は以下の記事もおすすめです。

資源

「誰が作業するのか(=人的資源)?」「何の道具や備品がいるのか(=物的資源)?」を理解し、必要になる前に準備をしておきます。

組織に属している場合、プロジェクトは複数並行して稼働している事も多いと思います。

この場合、いわゆる”仕事のデキる人”や”1台しかない機械”などは互いに取り合いになってしまうケースがあり、スケジュールやコストに影響を与えがちです。

いらぬ争いが発生しないよう、資源を占有する期間をしっかり決めておきましょう。

コミュニケーション

「情報を誰にどうやって伝えるのか?」を決めるのがこの分野になります。

さすがに”話の内容”まではコントロールできないのですが、「必要な情報を、適切な場所で、適切な方法で、必要な人に伝える」というプロセスをメンバー間で共有しておく事で、勘違いや伝え漏れを極力減らすことができます。

口頭でのやり取りは対面形式になるので確実に情報が伝えられる一方、話下手だと正確性に欠けてしまうこともあります。

対してメールでのやり取りは非対面形式になるので必要量の情報は盛り込めても、相手がちゃんと見たかどうかは分かりません。

それぞれの特性を理解した上で、上手に組み合わせて使うことが大切ですね。

双方のコミュニケーションを計画的に図るツールとして”会議”が挙げられますが、開催においては時間の無駄が発生しないよう注意が必要です。

効率的な会議運営に関する考え方については以下の記事を参考にしてみてくださいね。

リスク

プロジェクトを進める中で発生し得るチャンスやピンチを、「どうやって予測し、どのように対応するか」をある程度事前に考えておくと、いざ発生した時に焦らなくて済みます。

「リスク」と聞くとマイナスのイメージばかりがつきまといがちですが、いわゆる”追い風”のようにプラス要因のリスクも存在します。

リスクって具体的にどんな種類があるの?という疑問については、ぜひ以下の記事をご覧ください。

調達

外部の人にもお仕事を任せたいという場合に、「どこに依頼するのか?」を考えるのがこの分野になります。

“一括発注”や”アウトソーシング”という名前を聞いたことがある!という人もいると思いますが、まさにそれです。

自分たちだけじゃ、ものづくりができないよ..というケースを想像されがちですが、契約内容によってはスケジュール遅れやコストの増大といったリスクを別の人に負ってもらう事ができるので、使い方次第で優位にプロジェクトを進めることができるようになります。

ぷろたろ
ぷろたろ

身近な例だと”保険”とかがそうだよね。
何かあった時の対応だったりお金だったりは保険会社が請け負ってくれてるもんね。

ステークホルダー

聞き慣れない用語だと思いますが、要するに「このプロジェクトに関係のあるお客さんとか会社の人って誰?何を求めてるのか?」です。

プロジェクトを進める上では、自分を含むプロジェクトメンバー以外にもたくさんの人が関わってきます。

プロダクトやサービスを使ってくれるお客さんはもちろん、会社の上司や重役、先程のアウトソーシング先など全て”ステークホルダー”と呼ばれます。

ぷろたろ
ぷろたろ

結局誰が”すてーくほるだー?”なのかってどうやって探したらいいの?

厳密にはその範囲に縛りはありません。

ただあまりにも広すぎるステークホルダーは管理が複雑になってしまうので、”プロジェクトの成功/失敗で得をしたり損をしたりする可能性がある人”を中心に挙げると良いでしょう。

特にここでは”キーマンは誰か?”を押さえておくことが本当に大切です。

担当者レベルで話を取りまとめても、最後の最後に決定権を持つ人物から反対されてしまっては費やした労力が水の泡となりますから..

ぷろたろ
ぷろたろ

..何か昔あったみたいだね。

参考

ちなみに、以上の9つのマネジメント分野をとりまとめる「統合」という考え方もあります。

「プロジェクト憲章」と呼ばれるプロジェクトのビジネス的な目的であったり、ざっくりとした要求が記述される文書についてはあまり馴染みがない方もいらっしゃるかもしれません。

それ以外にも、「プロジェクトマネジメント計画書」として9つある他のマネジメント分野の計画書を1つにまとめたり、「プロジェクト完了報告書」としてプロジェクトの成果を報告したり、プロジェクト作業中に発生する様々な変更を承認/取り下げしたり、成果や反省を学びとして記録したりと、プロジェクトで共通的に行われる営みを考えるきっかけになります。

参考にしてみてくださいね。

まとめ

小さなプロジェクトであれば、それ程厳密に事細かく決めなくても上手く進んでしまうケースは多々ありますが、”小さいうちだからこそ”必要な事を考える練習を重ねるのはとても大切なプロセスだと感じています。

また、今年社会人デビューを果たした新入社員の皆さんや、プロジェクトのメンバーとして管理には直接携わらない方々にとっては馴染みのないお話かもしれません。

ただ、プロジェクトは誰か1人の責任で進めるものではなく、”全員が協力して成し遂げる共同作業”だと考えているので、「私は言われたことやるだけだから..」と消極的にならず、是非リーダーの目線でご自身のプロジェクトを見つめ直してみてください。

必ず、見える世界も変わってくるはずです。

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