在宅ワーク導入成功のコツとは?実現したい【最新5つの要点】

戦略

この記事は読むのに 6 分くらいかかります!

こんにちは、めけです。
@Meke_korepro

コロナ禍の影響により、世界的に在宅ワーク推進の波がきていますね。

ただ、日本国内の正社員比率で見ると昨年末の「新型コロナ第3波」の時期でも在宅ワーク実施者はわずか全体の”24.7%”..時間が経過すると共に若干の増加は見込まれますが、それでも実際に在宅ワークへ踏み切るには仕組みや制度がまだまだ不足しているのが現状です。

この記事では、”WordPress”を始めとし、AkismetやGravatarなど様々なサービスを展開するAutomattic設立者の「マット・マレンウェッグ氏」が掲げる「在宅ワーク推進が上手くいくコツ」をご紹介します。

在宅ワークが向いている職種、向いていない職種って?
在宅ワークを上手く取り入れるコツは?

ぜひ参考にしてみてくださいね。

在宅ワークが向いている職種の特徴

まずは在宅ワークが向いている職種の共通点をまとめてみましょう。

ただし、販売方法や今後の技術進歩によっては在宅ワークでも十分な成果が挙げられるようになる職種はたくさんあります。

一人でも仕事が進められる

「カーディーラー」や「家電販売」のように、比較的サイズの大きなプロダクトや、ユーザーが直接ふれてみないと購入につながりにくいプロダクトを”対面営業で取り扱う”職種においては在宅ワークへの切り替えが難しいのが現状です。

また「大工」や「技師」を始めとし、”他の作業者との物理的な協力が必要”となる職種や、「マッサージ師」や「医師」など”ユーザーに対して直接サービスを施す”ような職種についても同様と言えるでしょう。

反対に「システムエンジニア」や「アフィリエイター」など、”直接的(物理的)にユーザーや他作業者との対面がなくとも仕事が進められる”ような職種については在宅ワークが可能となる可能性が高いです。

紙書類の取り扱いが少ない

“全ての紙書類を廃止し、データ化した!”という組織はまだ少ないと言える為、多くの組織はこれら”紙資料”が在宅ワーク推進の妨げになっているケースが多いと聞きます。

セキュリティ的な問題や、押印などの契約や承認に関する問題から完全に紙資料を撤廃するには時間がかかりますが、最近は強固なセキュリティを持つクラウドサービスや、電子印などのツールを展開する企業も多く登場しているので是非参考にしてみたいですね。

場所が限定されない

「飲食業」や「美容院」、「警備」など、”特定の場所で仕事を進める事が必要”な職種については在宅ワークへの移行が難しいケースが多いと言えるでしょう。

ただし、「出張サービス」や「個人宅配サービス」などの普及や、AI技術を駆使した精度の高い「監視カメラ」など、”特定の場所”を必要としない働き方のヒントもあります。

全ての仕事を”在宅で”というのは難しいかもしれませんが、一部の作業を在宅ワークに切り替える事ができないかについては検討の余地がありそうですね。

在宅マネジメントに必要な5つの”コツ”

冒頭でご紹介したWordPress創始者のマット・マレンウェッグ氏が推奨する、在宅ワークを進める上での5つの要点についてご紹介します。

オンラインでのコミュニケーションを中心にする

まずは”対面での会話を、極力オンラインツールで行ってみる”という事です。

ぷろたろ
ぷろたろ

直接会話した方が早いし、効率的だよ?

ここでの要点は、「在宅ワークを推進する為の下ごしらえ」になります。

もちろん対面でのやり取りは、オンラインでのやり取りに比べるとスピードも早く、内容も正確である点は否定できません。

ただオンラインでのやり取りに慣れておくのは、在宅ワークを進める上で必要な準備と言えるでしょう。

コミュニケーション内容を記録に残す

上述の”オンラインツールでの会話”により会話内容はオンライン上に残ります。

ただそのままでは時間が経過した後で確認する際、探すのに時間を要したり、関係者全員が内容を把握しづらいという側面もあります。

決定事項や課題など、関係者にとって重要な内容についてはチャットツール内に残すだけではなく、一度メールに書き起こしたり、議事録ツールやExcelなど他の形で一度まとめておくのが望ましいでしょう。

使いやすいコミュニケーションツールを見つける

当たり前といえばそうなのですが、”使いづらいツール”は気付けば”ツール離れ”を引き起こしてしまう要因となります。

せっかく導入したコミュニケーションツールも、使われなければ意味はありません。

事前に実績や評判を気にするのはもちろんですが、利用開始後の意見についても定期的に収集するのが良いでしょう。

運用方法の改善やマニュアルの整備など、”みんなが使いやすい”と思えるツールにしましょう。

短時間でも効果の上がる対面チャンスを用意する

オンライン中心のコミュニケーションは在宅ワーク推進に必要不可欠な要素ですが、直接対面する事によるメリットも大きいのは事実です。

特に世界中や国内に作業者が点在しているような環境下においては、年次もしくは月次など定期的に”1つの場所に集まる”機会を設定しておくのが有効と言われます。

ぷろたろ
ぷろたろ

マネジメント用語では「コロケーション」とも呼ばれるよ。

ちなみに、「コロケーション」は他にもいくつか意味があるのですが、PMBOK上では「コミュニケーション、作業の関連性、および生産性を向上させるために、プロジェクト・チーム・メンバーを互いに物理的に近い場所に配置する組織の配置戦略。」と定義されます。

最近のコミュニケーションツールでは、Webカメラを用いて”相手の表情”も確認できる為、コミュニケーションの取りやすさは随分と改善されていると言えるでしょう。

ただ”直接会う”ことは「信頼関係の効果的な構築」にも繋がり、また「1つの目標に対するベクトルを全員で共有する事ができる」というメリットも存在します。

ぷろたろ
ぷろたろ

チームビルディングに対して「ハーディング効果(同調行動効果)」を応用した例だね!

ちなみにマット・マレンウェッグ氏の場合ですが、作業者は世界中に点在しており、年次で会合を開いているようです。

ただ会合の場ではあまり仕事の話はメインで行わず、互いのプライベートコミュニケーションなどを重要視しているようですね。

組織的に制度設計や補助導入を検討する

作業者が安心して在宅ワークを推進する上では、組織的なバックアップは必要不可欠です。

「在宅ワークできるようにしておきました!ご自由にどうぞ!」だけでは、ご経験されている通り在宅ワークは進みません。

厳しすぎるルールは却って推進を阻害してしまいますが、「在宅ワークに必要なモバイルPCやポケットWifiの提供」、「在宅ワーク補助金の支給」など、組織的に推進する姿勢が求められます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

実施率で言えばまだまだ途上ですが、在宅ワークへの移行が着々と進んでいますね。

この記事が参考になった!という方は是非コメント、フォロー頂ければ幸いです。