朝会は無駄!?【最新朝会の進め方】

テクニック

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こんにちは、めけです。
@Meke_korepro

「進捗が遅れてるから、あんまり朝会出たくない..」
「忙しいんだから、朝会なんてやめて作業させてよ!」

プロジェクトを進める上で、「朝会なんて無駄!」と不平不満を募らせてしまう事例はよく聞きます。

毎日毎日同じことの繰り返し..特に問題を抱えていなければ出席しても良いけど、長い時間を使って無駄話ばっかり。

挙句の果てには自分の作業にも影響が出て毎日残業続き..

ぷろたろ
ぷろたろ

こんな朝会、もうヤダ!!!

しかし、朝会も上手に利用すればプロジェクトの効率を上げる強力な味方になります。

この記事では、プロジェクトの朝会を効率化し、最大限の効果を挙げる為の工夫について紹介します。

朝会なんて絶対いらない!
朝会を使ってプロジェクトを改善する方法が知りたい!

是非参考にしてみてくださいね。

成果を挙げる!朝会の進め方

とりあえず毎日決まった時間に朝会を行う..では、参加する全員にとって有意義な朝会とするのは非常に難しいと考えています。

そのため、朝会は次の順番で進めるのが望ましいでしょう。

  1. 進捗状況を記録し、共有事項を準備。
  2. リーダーから全体の進捗状況を簡単に説明。
  3. 共有事項について概要を把握。
  4. リーダーから今後の方針を説明し、笑顔でクローズ。

1.進捗状況を記録し、共有事項を準備

進捗状況は、メンバー自身が予め進捗管理ツールやスケジュール管理資料に記録しておくのが望ましいです。

基本的にその場で個人個人の進捗状況を確認するのは”話が脱線”したり、”話のリズム”が崩れてしまう要因にもなります。
また、互いに共有したいノウハウや課題がある場合は合わせて考えておくのが良いでしょう。

2.全体の進捗状況を簡単に説明

進捗管理ツールやスケジュール管理資料を俯瞰し、リーダーからプロジェクトの進捗状況を簡単に説明します。

進捗状況の記録忘れや、不足している情報については説明の最後にヒアリングするのが良いでしょう。

ただし、あまり細かい進捗状況の把握は必要ないと考えています。

多くの場合、個々の細かい状況については、他のメンバーにとっては重要でないケースがほとんどです。
どうしても細かい情報が必要となる場合には、朝会とは別の場でヒアリングするか、朝会の後に記録してもらいましょう。

3.共有事項について概要を把握

メンバー同士で共有しておくべきノウハウや課題についてヒアリングします。

同じ内容を後述しますが、ここで注意したいのは「詳細の説明」や「解決策などの議論」は避けるべきという点です。

多くの場合、ここで説明された詳細は誰の記憶にも残らず、また複雑な課題になるほど良い解決策は生まれにくいです。

詳細情報は後からメンバー全員にメールやチャットツールなどの「記録に残る媒体」で伝達しましょう。
また課題に対する解決策の検討は、朝会とは別の場で必要な人に絞って実施しましょう。

4.今後の方針を説明し、笑顔でクローズ

ここまでの流れで、メンバー全員がプロジェクトの『過去』と『現在』について簡単に把握できたことになります。

ぷろたろ
ぷろたろ

あとは『未来』についてだね!

進捗状況とノウハウ/課題を踏まえ、今後の動きについて全体的な方針をリーダーから伝えます。

個別にお願いしたいことがあれば、詳細は後から伝えるとして概要だけこの場で伝えるのは良いでしょう。

そして最後はリーダー自ら“笑顔で”朝会をクローズしましょう!

無駄な朝会につながる?NG行動6選

ここまでの内容でも十分良い朝会はできると思いますが、NG行動についても把握しておくと、さらに効率の良い朝会ができるようになりますよ。

✘個別の進捗確認はNG!

不足している情報を簡単に補完する目的を除き、理由なくメンバー個々の進捗状況をヒアリングして回るのは効率を悪化させる代表的なNG行動だと考えます。

「簡潔に必要な情報を伝える練習」という意味では確かに効果はあるのかもしれませんが、朝会で重要視したいのは「確実に正しい情報が必要な時間内でメンバー全員に伝わること」です。

同じテーマについて発言者が変わると、都度聴き手の集中力も途切れ情報が一連の流れとして把握できなくなる恐れもあります。
また多くの場合、進捗状況とは関係のない話に脱線しがちで、人によって話し方も変わるため会全体のリズムが崩れる要因になります。

✘詳しい説明はNG!

ノウハウや課題など、概要レベルのお話に留めるべきところを詳細まで説明したくなってしまう方をちらほら見かけます。

ぷろたろ
ぷろたろ

詳しく分かる方が、聴く人も嬉しいんじゃない?

ここで注意すべきなのは、“必ずしもその場にいる全員が、全ての事情を知る必要がない”という点です。

あるノウハウや課題について、全てのメンバーが同じ重要度で事を把握しないといけない例は稀です。
“知っておく”ことは大切ですが、受け手が欲しい情報の深さについては”受け手”に選択権を与えるのが自然でしょう。

そのために必要なアクションが『朝会が終わってからメールやチャットで詳細を伝える』ということです。
これによりメンバー自身で必要な情報を必要な量だけ把握することができるようになります。

また、せっかくの良い情報を忘れてしまう..という心配もなくなりますね!

✘議論はNG!

進捗の遅れや業務上の課題が発生した時、「すぐに解決しないと!」とその場で解決策を話し合ってしまう例がよくあります。

しかし課題内容が軽微である場合を除き、事前準備無しにいきなり解決策を話し合っても有効な意見が出ないどころか、時間を不本意に使ってしまうことはよくあることです。

『即答可能で全員が知っておくべき解決策』であれば、その場で回答しても良いかと思います。

条件に該当しない場合は朝会とは別の場で話し合うか、あとでメールやチャットツールを使って解決策を伝えましょう。

✘批判、非難、小言はNG!

こちらは朝会だから、という訳ではありませんが..仕事を進める上で互いの”信頼関係”は非常に重要な意味を持ちます。

基本的に誰かの意見を“批判”したり、うまくいかないことを“非難”したり、感情のはけ口のように“小言”を言ったりする行為は朝会の雰囲気やメンバーのモチベーションを下げるに留まらず、メンバーの「敵意」を生んでしまう要因になります。

進捗状況、課題問わず事実をありのまま理解し、冷静にその後のアクションにつなげる姿勢が大切といえるでしょう。
※ちなみに、非難/小言は普段のコミュニケーションから使うべきではありませんが、”批判”は少し意味合いが異なるので注意してください。これは物事を『正しい方向へ向かわせる為の評価』であり、場面によっては必要になるアクションです。どうしても”批判”しないといけない内容が発生したのであれば、朝会とは別の場で個別にコミュニケーションを行いましょう。

ぷろたろ
ぷろたろ

課題を解決する為の会議や、第三者の意見を仰がないといけないような場面では”批判”を使ってもいいんだね!

✘時間にとらわれて必要な情報を省略するのはNG!

一般的に朝会の時間は”15分以内”とよくいわれますが、これはあくまでも目安であって守るべき”ルール”ではありません。

全員の時間を使ってしまう朝会だからこそ、効率良く最大限の成果を挙げるべきである点は違いありませんが、あまり時間を気にしすぎて本当に必要な情報を省略してしまうのはやめましょう。

✘暗い雰囲気はNG!

さいごに..全く笑顔のない朝会は望ましくありません。

「メラビアンの法則」については知っている方もいらっしゃるかもしれませんが、人は「言語:聴覚:視覚 = 7:38:55」の割合で情報を理解します。

日頃ハキハキと話すのが苦手な人でも、笑顔をつくるだけで声のトーンが上がります

声のトーンが明るくなれば、必要な情報がより伝わりやすくなるだけではなく、それだけで朝会全体の雰囲気も良くなります

暗い雰囲気で終わる朝会と、明るい雰囲気で終わる朝会、仕事のモチベーションはどちらの方が上がりますか?

ぷろたろ
ぷろたろ

笑顔の練習がんばる!

まとめ

「無駄な時間」と言われがちな朝会ですが、それは形式的にとりあえずやっている場合に多く陥るケースといえます。

朝会をなんのために行うのか、正しく目的を把握して行うよう心掛けましょう。

ちなみに、「特に今日は朝会をやる目的がないな..」という場合は実施しなくてOKです。

そもそも、プロジェクトの進め方やフェーズにもよりますが、1日で状況が大きく変わることの方が稀なはずです。

ある程度動きが出始めた頃に、再度全体のベクトルを合わせるという意味で朝会を開催するのが望ましいと筆者は考えているので、3〜7日に1回といったようにプロジェクトに合わせた開催タイミングを考えましょう

ぷろたろ
ぷろたろ

使う時間以上の成果を!

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