会議を効率化!【良い会議の条件10選】

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こんにちは、めけです。
@Meke_korepro

ぷろたろ
ぷろたろ

この会議いつまで続くんだろ..そもそもボク必要?

そんな会議が日常茶飯事という場合は危険信号です。

今すぐ大切な時間を守る為に会議を効率化しましょう。

この記事では、会議を効率化する為に必要な要素をご紹介します。

また日常の会議で使えるアジェンダフォーマットも公開しているので、是非最後まで読んでみてくださいね。

無駄な会議が多いからなんとかしたい!
会議を効率化する為のツールがほしい!

『良い会議』の実現に必要な要素10選

  • 会議の目的/議題/資料が事前に共有されている。
  • 各議題の所要時間が決まっている。
  • 各議題のゴールが共有されている。
  • 参加メンバーが本当に必要な人に限定されている。
  • 会議で使用するツールの不備/不足がない。
  • 会議を開催/中止するトリガーが定められている。
  • 普段から互いの状況が把握できており、議題が最低限である。
  • ファシリテーターが適切に意見を引き出し、話の脱線も未然に防げている。
  • 発言のルールが共有されており、意見が活性化しやすい雰囲気が保たれている。
  • 会議で得られた決定事項/課題がすぐに共有され、実践できる状態になっている。

それぞれの要素について簡単に説明します。

会議の目的/議題/資料が事前に共有されている。

会議を開催する本人は”何のための”会議なのかを分かっていますが、会議に参加する人たちは共有されない限り分かりません。

目的や議題が予め分かっていなければ思うように会議が進まず、不要な発言が飛び交ったり、アイデアがあまり出ず有意義な会議とならない場合があります。

また必要な資料をその場で配布しても、資料の読み込みや理解に時間を要してしまい、会議の時間を長くしてしまう要因になりかねません。

極力短い時間で有意義な意見交換ができるよう、会議のゴールや話し合いたい内容、事前に把握しておくべき情報は事前に関係者に共有しておくようにしましょう。

各議題の所要時間が決まっている。

会議全体の時間は決まっていても、その中で話し合いたい各議題に割くべき時間があいまいなままでは、時間内に全ての議題について話し合う事が難しくなるケースがあります。

ざっくりでも良いので議題ごとの所要時間を定めておき、時間内に終わらない場合は他の議題を話し合った後にもう一度議題に挙げるなどの工夫をしましょう。

くれぐれも”全ての議題が終わっていないから、会議時間を延長しよう”という状態に陥らないよう注意が必要です。

各議題のゴールが共有されている。

ただ単に話し合いたい内容を決めるのではなく、『どういう結果に結び付けば次のアクションにつながるのか』を仮でも良いので考えておくと話し合いがスムーズに進みます。

そもそも何を決定したいのか、どこまで意見が出ればOKなのか。

各議題で達成したいゴールについては、各議題の話し合いを始める冒頭で参加者へ共有するようにしましょう。

参加メンバーが本当に必要な人に限定されている。

議題と参加者を見比べた時に、「この議題ではこの人はいらないな..」となる場合には注意が必要です。

不必要に参加者の時間を奪う事は控え、本当に必要な人に絞って会議は開催すべきです。

特に1on1で個別に報告をもらうべき内容であるにも関わらず、開催者が「まとめて把握したい!」という思惑だけで全員集めて報告会を行う、なんて事は絶対にやめましょう。

開催者自身は効率化ができて嬉しいかもしれませんが、組織全体で見ると生産性は落ちているケースがほとんどです。

会議で使用するツールの不備/不足がない。

Microsoft TeamsやZoomを始めとするWeb会議システムや、それを実現する為のカメラやマイクなどの備品。

他にもホワイトボードやマジックなど、会議で使用する予定のツールについては事前に問題なく使える事を確認しておきましょう。

会議中に意図せず使えなくなってしまうと、会議の効率が落ちてしまうどころか、必要な意見交換ができずに時間が無駄になってしまう..なんてことになりかねません。

会議を開催/中止するトリガーが定められている。

不定期に開催される会議については、目的があって計画される為あまり問題視されませんが、”定期開催される”会議については要否を都度検討する必要があります。

「とりあえずやるって決まってるし、話せばきっと何か生まれる」といったあいまいな目的で参加者を招集している場合は、もう一度会議の目的を振り返るようにしましょう。

場合によっては会議の開催タイミングを変更したり、議題を減らすなどの工夫も必要です。

また会議の開催は決定していたとしても、必要な参加者が集まらなかったり、急に議題を話し合う必要がなくなったりする場合には会議を中止することも視野に入れておくのが望ましいでしょう。

その際、事前に中止する条件を定めて関係者へ共有しておくとスムーズです。

普段から互いの状況が把握できており、議題が最低限である。

朝会や課会など、進捗状況や課題状況の共有を目的とした会議で注意すべき内容となります。

本来、お互いの状況が見える化されており、連携がスムーズに行われている場合にはあえて開催する必要がないケースがあります。

仮に開催するとしても、予め分かる情報は省略して会議を進めるなど、参加者にとって必要な議題に絞って話し合いを進める工夫を心掛けましょう。

朝会(定例進捗会議)に着目した記事もありますので、よければ参考にしてみてください。

ファシリテーターが適切に意見を引き出し、話の脱線も未然に防げている。

基本的には開催者本人が務める場合が多いかとは思いますが、会議をスムーズに進める上ではとても重要な役割といえます。

進行役としてのファシリテーターに求められるのは「参加者全員から様々な意見を引き出すこと」「会議の目的や議題から外れた話を軌道修正し、話し合いのベクトルを一致させること」です。

ファシリテーター以外にもタイムキーパーや書記といった役割も挙げられますが、ひとりで全ての役割をこなすことも可能です。

発言のルールが共有されており、意見が活性化しやすい雰囲気が保たれている。

簡単な会議であっても、話の脱線や意見の活性化を図る上で発言のルールを定めておくのは非常に有効といえるでしょう。

いつも同じ人が発言するような会議であるなら「同じ人の発言は〇回まで」と決めて他の人の発言を促したり、若手メンバーが反対を恐れて発言できないなら「提案や改善を伴わない批判はおこなわない」と決めて発言しやすい雰囲気をつくるのも有効です。

会議で得られた決定事項/課題がすぐに共有され、実践できる状態になっている。

懇切丁寧に一言一句議事録に残して..というのも決して悪いとは言えないのですが、会議を行う目的は「その後のアクションにつなげること」であり、生産性を上げていく為にはスピード感をもつ必要があります。

必要なのは「この会議で決まった事は何か(決定事項)」「この会議で決まらなかった事は何か(課題事項)」の2点。

決定事項と課題事項のメモを最優先として、会議終了時点で共有できるような工夫を心掛けるのが、その後の生産性を向上させる意味でも望ましいといえます。

『良い会議』を実現するアジェンダ/議事録フォーマット

最後に、上述の『良い会議』の実現に必要な要素10選を参考に作成した「アジェンダ兼議事録」のテンプレート資料をご紹介します。

よろしければご利用ください。


※記入内容を示すプレースホルダーが埋め込みだと見えないのですが、資料をダウンロード頂ければ入ってますのでご安心ください。

まとめ

会議に割く時間は全て”コスト”です。

仕事量も多く、忙しい社会人にとって時間は命。

大切なプライベートの時間や、他の重要な仕事に割く時間を確保する為にも、日常の業務で改善できるポイントを発見し、改善の為に動くのが良いでしょう。

この記事が参考になった!という方は是非コメント、フォロー頂ければ幸いです。